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数据合规 |《个人信息保护法》之员工个人信息,你需要知道的那些事(二)员工隐私

release time 2021.12.09 author 杨澜波、宫采薇














随着《个人信息保护法》的出台,人们必将更加注重个人信息的保护。如本系列上一篇文章《<个人信息保护法>之员工个人信息,你需要知道的那些事(一)核心原则和“告知-同意”》中所述,在企业人事管理场景下,员工个人信息常常涉及员工隐私,例如企业在审核员工病假时涉及的员工健康信息、监控员工办公设备里的聊天记录等。如何合法合规地平衡好人事管理的需要和员工隐私的权益,是企业必需注意的问题。本文将结合近年法院的裁判案例,对企业如何处理可能涉及员工隐私的事项进行探讨并提供实务建议。





01

什么是个人隐私?(隐私VS个人信息)



根据《民法典》第1032条:“隐私是自然人的私人生活安宁不愿为他人知晓的私密空间、私密活动、私密信息。任何组织或者个人不得以刺探、侵扰、泄露、公开等方式侵害他人的隐私权。”



隐私和个人信息关联紧密,从范围上看,隐私和个人信息的交叉之处是私密信息。《民法典》第1034条规定:“个人信息中的私密信息,适用有关隐私权的规定;没有规定的,适用有关个人信息保护的规定。”故《个人信息保护法》的实施,也会对涉及员工隐私事项如何妥善处理产生影响,我们在下文也会相应说明。


图示:隐私和个人信息交叉之处是私密信息



02

案例:哪些场景涉及员工隐私?



01

审核员工病假申请,企业可以要求员工提供哪些证明材料?


案例一:(2021)京03民终106号


案情:员工谢某于2018年9月10日向公司提出病假申请(抑郁症),提交了诊断证明,并获得公司OA系统批准开始休病假。后公司要求谢某出具包括病历、心理治疗凭证、心理治疗单据、医药费凭据、心理治疗材料、精神分析治疗材料等完整的请病假资料,谢某拒绝提供。2019年1月16日,公司以谢某未补充提交欠缺的病假证明,视为旷工,严重违纪为由,解除了与谢某的劳动关系。


法院意见:谢某提交的诊断证明书能够反映其存在抑郁状态且有建议休息的医嘱,即便谢某提交的就诊材料不如公司规章制度中要求的齐全,也不能推翻谢某因病需要休息的事实。谢某罹患疾病的细节应属个人隐私,公司要求提供的病历、心理证明材料、费用凭据等应以必要为限,能够反映谢某患病就诊事实即可,但不应过分求全,以免侵犯个人隐私,侵害患者权益。故公司认定谢某旷工并以此为由解除与谢某的劳动关系缺乏依据。


02

企业是否可以监控/获取/恢复员工工作手机/电脑等电子设备内的记录?


案例二:(2019)鲁06民终7145号


案情:公司为了经营、管理、办理业务等工作需要,对所有在职员工使用的办公电脑(公司所有)安装超级眼电脑监控,能对员工办公期间使用的电脑QQ、微信聊天信息予以记录并保存在服务器主机上。员工修某辞职后,公司通过其办公电脑的聊天记录发现修某有利用工作之便为其他公司进行代理销售业务,遂提出劳动仲裁,要求修某赔偿公司损失。后修某以公司电脑监控侵犯隐私权为由将公司诉至法院。


法院意见:公司为了企业经营、管理、办理业务等工作需要,在办公电脑上安装超级眼电脑监控软件,对员工的微信、QQ等聊天信息自动进行数据下载、保存的行为,法院认为属于企业的自我管理行为,其目的是正当的,并不具有窥探员工个人隐私的主观故意,因此并非违法行为。而员工在公司工作期间,应遵守公司的管理规定,将办公电脑用于本公司工作,而非用于除工作业务之外的其他用途。且公司在仲裁庭审理过程中,委托公证处进行证据保全,并作为证据向劳动仲裁委员会提交,并非向不特定的人员公开,属于依法举证行为。故公司不构成侵犯隐私权


案例三:(2021)沪01民终3040号


案情:江某为公司的售后及保修业务开发人员,公司为江某配备工作手机。江某于工作两个多月后辞职并交还工作手机。公司怀疑江某存在“飞单”行为(简单来说就是销售业务员拿到订单后,不将订单交由自己公司做,却将订单放在别的公司做)在未经江某同意的情况下,恢复了江某工作手机中的通话录音,并提交仲裁庭以此证明江某存在“飞单”行为,要求赔偿公司损失,仲裁庭予以支持。江某不服,诉至法院。


法院意见:除法律另有规定或者权利人明确同意外,任何组织和个人不得实施窃听他人私密活动、处理他人私密信息等行为。公司对劳动者履行工作职责进行管理监督,无可厚非,但公司应当在合法合理的限度内行使权利。本案公司确享有工作手机的所有权,但是公司并未证明其已明确告知江某其会对运用该手机的通话予以录音并恢复数据,或已就恢复其通话信息取得了江某的明确同意,故法院对公司该证据的合法性不予认可



03

合规建议



就企业管理所需涉及员工隐私保护,如何平衡和处理为妥,从上述案例可见一斑。需注意的是,上述裁判皆发生于今年11月1日《个人信息保护法》出台以前。根据《个人信息保护法》第十三条(二),处理员工个人信息系 “按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需”时,不需取得个人同意。该条是否适用隐私和个人信息交集之处的私密信息尚难以确定,很有可能对法院后续裁判产生影响。我们建议企业把握好至少以下三根弦:



首先,梳理识别本企业人事管理中可能涉及员工隐私的情形并判断是否为管理所必需,即遵循“实施人力资源管理所必需”的基本要求,不得过分放大用人单位管理权限,最大程度合法保护劳动者的隐私权。如要求员工提供的病假证明能够反映患病就诊事实即可(参考案例一),如不得在卫生间、更衣室等个人私密性强的场所安装监控。


其次,对员工的监控限于办公时间、公司配备的工作设备,如工作手机、电脑等(参考案例二)。


再次,将可能涉及员工隐私但又为人事管理所必需的事项和措施(如对工作手机的监控、信息收集、保存等)事前向员工明确告知,让其知晓同意。员工对于个人隐私具有合理的隐私期待,而工作时间、明确告知是避免员工形成隐私期待的合理范围和方式,在明确告知且员工未予反对后,相关聊天记录、通话录音等即具有作为证据的合法性(参考案例三)。


注释及参考文献:

1、程啸:《我国民法典对隐私权和个人信息的保护》,载《人民法院报》

http://rmfyb.chinacourt.org/paper/html/2020-07/30/content_170630.htm?div=-1。

2、参见:(2019)京0491民初33767号。

3、同注释1。

4、同注释2。