X公司为应对国税稽查局通知对其外贸出口期间涉税情况进行的专项检查，提交了37份备案单证（海运提单）复印件，其外贸出口期间涉及的退税金额达5983443.74元。
经国税稽查局到提单所涉承运公司调查，各承运公司均表示“此单非我公司出具”。事后，国税稽查局作出处理决定书，认定X公司外贸出口货物所申请退税的37份备案单证（海运提单）虚假，决定对上述海运提单对应的退税申请金额不享受增值税退（免）税政策。X公司不服后申请行政复议。行政复议维持处理决定后X公司不服，遂提起行政诉讼。该起涉进出口退税的行政争议纠纷，经历了行政复议及行政诉讼一审、二审，X公司均败诉。
事实上，不仅仅单证虚假和/或备案提单与实际情况不符，可能影响外贸企业的出口退税，实际操作中各种单证不规范的操作都可能引发无法出口退税的风险。
货代公司将提单电子草稿当作正式提单发送至客户，后续操作随意改单致Master单与House单信息不符；除将草单当作正式提单提供外，也有拼箱提单却出具直单，致提单上的shipper并非实际外贸企业。
以上情形在实践中极为普遍，作为出口方尤其是需要办理出口退税的外贸企业，在提单上应重点关注单证信息与实际情况的一致性，以免引发备案提单被认定为虚假提单，导致无法申请出口退税。
另外比较常见的情形是不同备案单证上的关键信息相互冲突或不匹配，例如出口货物报关单上的货物名称、数量、规格、价值等与购销合同、商业发票以及运输单据上的信息不一致等。
单证之间信息矛盾，极易引发税务机关对业务真实性的质疑。外贸企业一旦发现单证之间信息矛盾，应追本溯源，查证底是在哪个环节出现信息矛盾的问题。
正如前述案例中的X公司认为并非是其主观故意伪造或提供虚假的备案单证。在业务流转过程中，外贸企业的运输、报关环节经常是委托货代、报关公司等代理操作进出口业务，而货代、报关公司经常可能采取一些例如买单出口、由没有无船承运人资质的货代进行签发、伪造提单以达完成客户委托的目的；或是为了进行拼箱，未经委托人同意篡改提单等，在实务中均是屡见不鲜。
由此进一步导致实际委托人外贸企业面临的涉税风险，均由备案单证不合规、不合法引发。小小的单证备案环节实际蕴含了巨大的税务风险。
按照国家税务总局的相关规定和要求，出口企业未按规定进行单证备案的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。
《国家税务总局关于进一步便利出口退税办理促进外贸平稳发展有关事项的公告》（2022年第9号公告），备案单证需要符合以下要求：
出口企业的购销合同（包括：出口合同、外贸综合服务合同、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同等）；
出口货物的运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，出口企业承付运费的国内运输发票，出口企业承付费用的国际货物运输代理服务费发票等）；
出口企业委托其他单位报关的单据（包括：委托报关协议、受托报关单位为其开具的代理报关服务费发票等）。
若纳税人无法取得上述单证的，也可用具有相似内容或作用的其他资料进行单证备案。
在东兴永邦诉防城港国家税务局税务行政管理二审行政案中，法院认为涉案出口企业不能提供出口货物装货单，亦不能提供具有相似内容或作用的单证作为备案单证，在进行首次单证备案前，向主管税务机关提出书面理由并提供有关单证的样式。因涉案外贸企业未履行这一备案手续，不得申报退（免）税，适用免税政策；已申报退（免）税的，应按负数申报冲减原申报。可见，无法取得要求的单证的，企业需要在首次单证备案前向税务机关陈述书面理由并递交其他相关单证进行备案。
在实践中，外贸企业的运输单据、报关单据均依赖货代、报关公司提供，而货代、报关公司可能存在的不规范操作，尤其是单证缺失、套单、样本提单、更有甚者会出具虚假或伪造单证等，会导致逻辑关系错误的风险，进而引发出口退税的风险。
经过立案稽查，发现出口退税单证虚假或者伪造，除需追回已退税款外，涉嫌骗税的要按规定进行处理处罚。
（1）司法实践关于备案单证虚假的认定
备案单证的虚假，通常要经过税务立案稽查，走访承运、货代公司查证才能被证实。在出口货物备案单证的虚假认定上，法院在常州对外贸易公司与常州市国税稽查局、常州市国税局行政复议案中，关于认定海运提单虚假证据是否充分的问题中指出，“国税局在稽查过程中获取了马鲁巴货代公司等五家公司出具的书面证明，证明涉案的45份提单并非上述五家公司开具。同时，这五家公司还提供了详细的海运提单查询清单，并对部分提单中单号形式不符、营业时间不符、起运港口不符以及不具备开具海运单资格等问题进行了说明，进一步证明了海运提单虚假的事实。国税稽查局在作出税务处理决定时根据上述五公司出具的证明，可以确认海运提单是虚假这一事实”。
税务机关认定备案提单是否虚假主要是靠向承运的航运企业、货代公司进行查证确认，在X公司案、常州对外贸易公司案中可以看出，承运企业出具的提单说明，是认定备案提单是否虚假的关键。
（2）备案单证虚假的法律后果
2012年第24号文第13条3款规定，出口企业提供虚假备案单证的，主管税务机关应按照《税收征管法》第七十条的规定处罚。根据财税2012第39号文第7条、9条，出口企业或其他单位提供虚假备案单证的货物，不适用增值税退（免）和免税政策，发生增值税、消费税不应退税或免税但已实际退税或免税的，出口企业和其他单位应当补缴已退或已免税款。根据相关规定，出口企业提供虚假备案单证的，仍要补缴已退税款。
2013第65号文规定，出口企业按规定向国家商检、海关、外汇管理等对出口货物相关事项实施监管核查部门报送的材料中，属于申报出口退（免）税规定的凭证资料及备案单证的，如果上述部门或主管税务机关发现为虚假或其内容不实的，其对应的出口货物不适应增值税退（免）税和免税政策，适用增值税征税政策。查实属于偷骗税的按照相应规定处理。
总体而言，按现行法律法规的规定，外贸企业一旦被认定业务的相关单证备案虚假，将面临不享受退税税收优惠政策、已经享受退税的须补缴已退税款，按增值税税收征税。若查证属于偷税、骗取出口退税的，则将面临税收处罚，更甚者将面临刑事责任。
（3）何种程度属于骗取出口退税
备案单证虚假可能会构成骗取出口退税的违法违规行为，但这仅是判断是否骗取出口退税的一个方面，税务机关仍会结合其他证据综合认定。如审查企业的出口业务是否真实，是否存在真实的交易记录。如仅是备案单证虚假，而其他方面的证据能够证明出口业务的真实性，那么企业仅需对备案单证虚假的行为负责，并不会被轻易认定为骗取出口退税。
区别于骗取出口退税的关键在于是否有真实业务发生，是否存在真实的交易行为，企业是否故意伪造虚假的备案单证。
（1）风险识别
首先，外贸企业要知晓可能导致不符合出口退税条件的情况，如：
货物属于国家明确规定不退税的产品；
单证不齐全、不规范，如提单、发票信息有误等；
注意税务申报和提单备案的时间和流程。
（2）处理与应对
自查自纠：有出口退税需求的外贸企业应检查货物的性质、单证的情况和申报流程是否符合退税要求。尤其是出口单证、发票、报关单、提单等文件的真实性、准确性和一致性。
合同约定：与供应商的合同中明确约定对出口单证真实性、准确性和一致性的要求，如因供应商的责任导致单证错误，能及时通过合同项下进行追责，覆盖无法出口退税的损失。
与税务机关沟通：如发现可能存在不符合退税条件的风险，及时主动与税务机关进行沟通，说明情况。
遇税务稽查：积极配合税务机关的调查和核实工作，寻找有专业机构协助梳理业务流程，及时发现税务风险，委托专业律师、税务师与税务机关沟通。
及时准确的了解最新政策、规定、规范性文件与要求。
综上，在出口退税中，单证（合同、提单、报关单等）是极为重要的证明凭证，这些体现了货物的出口申报情况。外贸企业在办理出口退税中，应注意备案单证的准确性，及时准确进行单证备案，以免影响进出口退税。
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